1. Indledning

Som et led i SteKa Boligs, herefter virksomheden, daglige drift indhenter og opbevarer virksomheden en række personoplysninger om kunder, samarbejdspartnere, leverandører, lejere mv. Dette sker både i forbindelse med, at virksomheden sælger og leverer ydelser til kunder, i forbindelse med indkøb af ydelser til virksomheden, samt i forbindelse med samarbejder mellem eksterne parter og virksomheden.

Virksomheden er meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi indsamler, når du retter henvendelse til eller indgår aftaler med os.

Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Vi gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en registreret ønsker slettet, og som vi ikke længere har noget grundlag for at behandle.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes virksomheden som dataansvarlig for de personoplysninger, du afgiver til os. Nedenfor finder du alle nødvendige kontaktoplysninger:

SteKa Bolig
Vesterå 11 B st th,
9000 Aalborg
CVR.nr: 40489215

Henvendelser vedrørende virksomhedens behandling af personoplysninger skal ske på: info@stekabolig.dk

-

2. Behandling af personoplysninger

Når du retter henvendelse til os, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse. Vi opfordrer derfor til, at du ikke afgiver flere personoplysninger end det, der er nødvendigt for, at vi kan behandle din henvendelse.

Hvis vi indgår en aftale med dig fx ved at du skriver dig op i vores Lejerkartotek, behandler vi de personoplysninger, som er nødvendige for at vi kan levere den aftalte ydelse. Typisk vil det være nødvendigt at behandle dine kontaktoplysninger, herunder navn, mailadresse og telefonnummer.

Der registreres aldrig følsomme personoplysninger om kunder i form af oplysninger om race, religion, politisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, helbredsoplysninger mv.

Hvis kunden er en virksomhed, vil vi alene behandle personoplysninger - i form af vedkommendes navn og direkte mail/telefonnummer - om den kontaktperson, der er tilknyttet virksomheden.

Vi indhenter ovennævnte oplysninger direkte fra dig i forbindelse med, at der indgås en aftale. Hvis du tidligere har været kunde hos os, og du bestiller en ny ydelse, bruger vi dog de oplysninger, der allerede er registreret om dig. Det tjekkes dog altid, om oplysningerne fortsat er korrekte.

Ovennævnte personoplysninger behandles af virksomheden med det formål at kunne administrere og levere den pågældende ydelse i henhold til de vilkår, der aftales med den enkelte kunde, lejer mv. Det retlige grundlag for vores behandling er derfor persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b). I nogle tilfælde benytter vi også persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f) som grundlag for at behandle personoplysninger, hvis vi vurderer, at vi har en legitim interesse heri, som ikke overstiges af den registreres interesser og frihedsrettigheder. Vores legitime interesser indebærer opfyldelse af vores kontraktlige forpligtelser, vedligeholdelse og udvikling af relationen til vores kunder, fakturering for de ydelser vi leverer til den virksomhed, du er ansat hos og/eller omvendt, hvis din virksomhed leverer ydelser til vores, kommunikation med dig i forbindelse med spørgsmål til leveringen af vores ydelser og/eller omvendt, direkte markedsføring af vores ydelser, samt dokumentationsformål i tilfælde af, at vi aftaler noget skriftligt per e-mail.

-

3. Opbevaringsperiode

Virksomheden opbevarer kun personoplysninger, så længe dette er nødvendigt og til opfyldelse af de formål, hvortil de er indsamlet.

Kunder, samarbejdspartnere og leverandørers personoplysninger opbevares så længe, at der fortsat består et kundeforhold/samarbejde.

Efter afslutningen af kundeforholdet eller samarbejdet opbevares personoplysningerne så længe, det er nødvendigt for at kunne dokumentere aftalen og korrespondancen i sagen af hensyn til opfyldelse af den garantiforpligtelse, som virksomheden har. Denne er oftest på 6 måneder fra levering af ydelsen, idet der ikke indgås kontrakter på mere end 12 måneders varighed.

Al bogføringsmaterialet opbevares desuden altid i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor bogføringen er sket, af hensyn til overholdelse af bogføringsloven.

Potentielle lejers personoplysninger registreret af lejer selv i Lejerkartoteket opbevares så længe profilen er boligsøgende, dog foretages en generel oprydning hvert 2. år, for at slette forældede registreringer. Ved anmodning om sletning slettes straks.

-

4. Videregivelse af personoplysninger

I forbindelse med at virksomheden står for udlejning af en ejendom, videregiver virksomheden lejers oplysninger til udlejers administrationsselskab.

Ligeledes kan virksomheden videregive dine oplysninger til virksomhedens revisorer og advokater ved brug for revisionsmæssig eller juridisk bistand til løsning af konkret opgaver, hvor de pågældende personoplysninger er involveret.

Derudover videregiver virksomheden ikke dine personoplysninger til andre, medmindre vi har en retlig forpligtelse hertil.

-

5. Sikkerhedsforanstaltninger

Virksomheden har truffet en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger tabes, forringes eller uberettiget videregives til andre.

Vi gemmer alle personoplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om personoplysninger håndteres forsvarligt. Der tages back-up dagligt af alle vores elektroniske data, og vi har beskyttet os ved at have installeret blandt andet antivirussoftware og firewalls.

Derudover har vi en række fysiske sikkerhedsprocedurer, blandt andet adgangsbegrænsning og aflåsning af lokaler, som sikrer mod, at uvedkommende får adgang til lokaler med fysisk eller elektroniske data. Virksomheden har desuden pålagt samtlige medarbejdere tavshedspligt i forbindelse med de personoplysninger, de får kendskab til under deres virke.

-

6. Registreredes rettigheder

Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger virksomheden behandler om kunder, samarbejdspartnere, leverandører mv., idet vi er forpligtede til at oplyse dig herom. Du har ret til, at anmode os om at få yderligere indsigt i dine personoplysninger samt til at få dem udleveret.

Hvis det er din opfattelse, at vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du ret til at anmode om at få rettet oplysningerne.

Virksomheden er i nogle tilfælde forpligtede til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt sletter dem i henhold til vores sletteprocedurer. Dette gælder eksempelvis, hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle dine personoplysninger. Hvis du ønsker, at anmode os om at slette dine personoplysninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os, skal du derfor blot kontakte os.

Du har også i nogle tilfælde ret til, at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til, at få udleveret dine personoplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os. Ud over dette har du altid mulighed for, at klage til Datatilsynet over virksomhedens behandling og opbevaring af dine personoplysninger. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk. Du kan ligeledes af Datatilsynets hjemmeside læse mere om regler for behandling af personoplysninger samt dine rettigheder.